存储智慧

在保存数据方面创业者没有多少硬性原则可供参考。只要保证在销毁数据的时候删除彻底就可以了。

每个公司都需要制定数据存储政策，这对自身和行业都有好处。比如你买的产品附带终身保修服务，你可能需要保存客户记录。《公平劳动标准法案》要求公司至少保留三年工资记录。财务记录在通过所有的审计之后才可以销毁；有必要的话需要保留10年。

38岁的布莱恩·戴克斯特拉和32岁的基斯·琼斯对数据存储有很多看法。他们的公司Jones, Dykstra & Associates位于马里兰州哥伦比亚市，提供电脑诊断、数据恢复、诉讼支持和电脑安全培训服务。戴克斯特拉说：“我们每天都要处理大量的敏感数据。”他们公司按季度对手头数据进行清查，并且每年和客户确认数据是否需要返还，继续保存或者销毁。这对所有需要处理敏感客户信息的公司都是一个明智的选择。凭借戴克斯特拉和琼斯的数据处理才能，该公司2007年的销售额达到了200万美元。

不仅涉及存储什么类型的数据，而且还涉及如何存储数据。据戴克斯特拉说，“硬盘靠不住。如果数据需要存储六个月以上，我们就把数据转移到磁带上。”然后把磁带锁在防火存储区。戴克斯特拉看中的是磁带的长期储存能力，另外从磁带上销毁数据也很方便，在办公室里就可以完成简单有效的消磁过程。在销毁数据方面硬盘很难处理了，简单的删除文件不能奏效，你可以找到很多数据删除工具，但是要使用那些能达到国防部标准的程序。敏感的文件数据要锁起来，闲人免进。一个高品质的碎纸机可以完成文件销毁工作。

外包同样是强大的安全工具，因为它可以免去很多安全方面的顾虑，并且你也不必亲自动手。Jones, Dykstra & Associates公司的会计、电子邮件和工资都是通过外包服务提供商处理的，这些供应商拥有大量的安全系统。他们公司还额外付费给电子邮件服务提供商进行邮件存档，这样就不存在是否保留电子邮件的问题。制定明确的数据处理政策（包括保留和删除）是每个公司都应该做的事情。